16 de noviembre de 2022

Gestiona tu tiempo, disfruta de la vida (Jonathan Benito Sipos) #DoctorHosting

Jonathan recopila en este libro todos los trucos que ha ido aprendiendo: “Tener clara la acción siguiente tiene un efecto terriblemente positivo en nuestra productividad, porque aunque veamos el proyecto como una maraña interminable (a pesar de haber pensado sobre él y haber establecido una estrategia), al tener identificada la primera acción inmediata es muy fácil dar ese primer paso, y luego el segundo… hasta completar el proyecto a base de pequeñas acciones”. Por ejemplo:

1. Pedir presupuesto a Manolo
2. Pedir aprobación del presupuesto a Jacinta
3. Confirmar a Manolo presupuesto aprobado
4. Ejecución del trabajo
5. Pedir factura final a Manolo
6. Enviar factura final a Compras para que paguen a Manolo

 

El ejemplo anterior es un pequeño protocolo de actuación. Si va a ser una tarea habitual debemos guardárnosla como plantilla, de esa forma ahorraremos tiempo al no tener que pensar qué acciones conlleva este trabajo y minimizaremos errores.

 

 

En cuanto al email, Jonathan señala que el asunto ha de ser informativo y a ser posible atractivo: “Siempre muy descriptivo del contenido del cuerpo, y lo más corto posible. Esto, además, nos ayudará enormemente a poder encontrar luego los correos en tu buscador”. Nos recomienda sólo enviarlos a las personas estrictamente necesarias, y añade que aprendió de Jeroen Sangers a primero añadir los archivos adjuntos y por último incluir las direcciones de los interesados: “De esta manera nunca enviaremos un correo incompleto, o a personas que no queríamos, cosa que, no nos vamos a engañar, causa muy mala impresión”.

 

 

“Si ahora te piden tu partida de nacimiento y te lleva más de un minuto encontrarla, tu sistema no es correcto”, indica el autor. Al almacenar tus archivos de forma digital puedes usar la nube, por ejemplo OneDrive si tienes Microsoft Office 365. Es importante que pongas un nombre distintivo al archivo (‘Partida nacimiento Menganita’, ‘Carnet permiso conducir Fulanito‘…) para así localizarlo rápidamente en el buscador interno. También ayuda organizar las carpetas por temáticas, fechas o de forma alfabética según nos convenga.

 

Algunas píldoras productivas que nos regala el autor:

• Es útil tener listas, de libros que hay que leer, películas, series, restaurantes, cosas que hacer en vacaciones…
• A veces los días se tuercen cuando algo no nos ha salido bien. Es normal, es humano. Sal de ahí lo antes posible, elige bien la siguiente tarea, una pequeña que sepas que te va a salir bien, y que te refuerce para la siguiente, y así sucesivamente.
• Marca hora de inicio y de finalización en las reuniones. Ésta última es muy importante porque sin hora de finalización entra en juego la Ley de Parkinson y la reunió se alarga de forma innecesaria. Además, la hora de finalización otorgará mucha confianza a los participantes y genera una muy buena impresión.
• Lo que poca gente sabe es que se puede aumentar la velocidad de lectura, y además mucho. En este sentido, uno de los maestros de mayor prestigio es Ramón Campayo. Merece la pena invertir tiempo en aprender su técnica y aumentar de esa manera la velocidad de lectura. Eso sí, no pienses que es fácil.
• La flexibilidad permite ahorrar tiempo en otras tareas. Por ejemplo, teniendo libertad horaria te puedes permitir el lujo de ir a comprar un día de diario a la hora de comer, cuando no hay nadie, de manera que ahorras mucho tiempo en la compra, tiempo que puedes emplear para otra cosa, como trabajar cuando los supermercados están a tope. Es decir aprovecharse del efecto ‘contracorriente’.

 

Por último, Jonathan avisa de que la incapacidad de cumplir con los compromisos adquiridos genera estrés: “Antes, si había quedado con alguien a una hora determinada, en los diez minutos previos visitaba a un tercero para terminar con otra tarea (me engañaba pensando que en cinco minutos lo habría terminado), y eso me generaba muchísimo estrés por el miedo de llegar tarde a mi primera cita. Ahora huyo de las situaciones imposibles, y si la situación imposible me la crea alguien de fuera, se lo hago saber, para que sepa que no me puedo comprometer a cumplir con ello”.

 

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