15 de abril de 2024

Cómo preparar plantillas de correo en Gmail #DoctorHosting

El Doctor Hosting sigue buscando buenas técnicas de productividad, y una de ellas es la de preparar plantillas de email recurrentes para ganar tiempo.

 

Entra en Gmail, ve al menú de opciones de la tuerca y pulsa en ‘Ver todos los ajustes’.

 

Pulsa en el submenú ‘Avanzadas’, y dentro del apartado ‘Plantillas’ dale a ‘Habilitar’. Más abajo tienes que pulsar ‘Guardar cambios’.

 

Pulsa el lápiz para redactar e introduce los textos de tu plantilla, tanto asunto como mensaje. En nuestro ejemplo le hemos pedido a ChatGPT que cree un correo para un producto inventado. Cuando tengas el tuyo pulsa el botón de 3 puntos.

 

Guárdalo con un nombre relevante, que puede ser el asunto o un texto descriptivo (Oferta servicios, Respuesta Cliente, Encuesta de opinión…). Si vas a tener muchas plantillas piensa bien el nombre con el que las vas a guardar, ya que Gmail sólo te permite ver los primeros caracteres, no el nombre completo. Así que pon primero las palabras clave que la distingan del resto de plantillas. Por ejemplo, si sólo tienes un producto no hace falta que lo pongas en el título, si tienes varios empieza por el nombre del producto ya que los títulos se ordenan por orden alfabético (no de creación).

 

Ahora comprueba que se guardó bien. Dale a Redactar, y en el menú de 3 puntos pulsa ‘Plantillas’ y escoge la que has creado. Verás que ahora el email aparece con el asunto y el texto que habías guardado. Para modificar una plantilla ábrela, haz los cambios y guárdala con el mismo nombre (así la sobrescribes). Puedes eliminar las que no uses.

 

Puedes marcar con otro color o con llamadas como corchetes o XXXX los textos que haya que modificar. Por ejemplo:

• En total son XXX euros
• Hola [nombre cliente]

 

Las plantillas que tienes que generar son las de textos que uses habitualmente. Por ejemplo:

• Carta de motivación cuando aplicas una oferta, adjuntando tu currículum.
• Acuse de recibo de un email.
• Propuestas comerciales.
• Respuestas a dudas frecuentes de los clientes.
• Órdenes de pago.
• Comunicar nuevas tarifas.
• Actualizar el contenido de los cursos de formación.

 

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